Queste due fasi, coinvolgendo in modo significativo i fotografi, richiedono metodologie organizzative e comunicative che fino ad oggi erano difficilmente applicabili, anche per la poco uniforme padronanza degli strumenti informatici da parte dei fotografi.
Mantenere la semplicità di utilizzo è stata sempre al centro dello sviluppo di PhotoAdmit, e le decine di fotografi che quotidianamente utilizzano PhotoAdmit per inviare ed editare le loro foto presso le agenzie è la prova che l'obiettivo è stato raggiunto.

Basato interamente su interfaccia web, PhotoAdmit si fonda su concetti semplici ma funzionali, che consentono all'agenzia di ricevere le immagini e predisporle per l'utilizzo nei sistemi informativi esistenti, tutto mediante un'unica piattaforma condivisa tra editor e fotografi. Le funzioni di gestione dei metadati (IPTC) sia in lettura che in scrittura, infatti, permettono di creare dei files adatti a qualsiasi sistema di gestione informatica.